Uitbesteden risicovol?
In deze blog biedt ik een handvat voor het minimaliseren van risico’s bij het uitbesteden van het assembleren van apparaten. In gesprekken met potentiële klanten proef ik namelijk regelmatig deze vraag. Klanten willen bij het uitbesteden van werk namelijk geen gedoe met afkeur, te late levering, te hoge kosten en dus een hoog afbreukrisico.
Er komt een moment dat een bedrijf te weinig eigen assemblagecapaciteit heeft. Het gevolg is dat de levertijd begint op te lopen en dat klanten zenuwachtig worden. Op de korte termijn is dit nog op te lossen. Denk aan overwerk, inhuren van personeel en het inzetten van indirect personeel. Een situatie die niet vol te houden is. Uiteindelijk leidt dit tot vermoeidheid van de medewerkers met slechte prestaties naar de klant, ontevreden personeel en oplopende interne kosten tot gevolg.
Dus dan zit er niets anders op dan uit te besteden. Maar is dit wel zo eenvoudig als het lijkt? Het assembleren van producten op zich is toch simpel werk, zou je zeggen. Je monteert een aantal producten waarbij gebruik gemaakt wordt van handgereedschappen. Maar hoe weet je dat je gegarandeerd producten krijgt die aan de gestelde specificaties voldoen? Hoe weet je dat de producten op tijd geleverd worden? En hoe weet je dat je niet teveel gaat betalen? Uiteindelijk mag het product niet meer kosten dan wanneer je het zelf maakt. Bovendien heb je niet eeuwig de tijd om alle kennis over het product en de assemblagemethode over te dragen aan de leverancier. Daar is het veel te druk voor.
Hoe kom je aan een leverancier die de oplossing is voor het capaciteitstekort? Er zijn best veel bedrijven die aangeven te kunnen helpen. Maar gaat het fout, dan kun je niet (tijdig) leveren. De vraag is dus: waar moet je op letten bij het kiezen van een leverancier voor het uitbesteden van assemblagewerk? Afgaan op een ISO 9001 certificaat is niet voldoende. Deze norm zegt niets over productkwaliteit of procesbeheersing. Dus moet je een manier hebben om van te voren al te kunnen schatten of een leverancier geschikt is om toe te leveren. Het hieronder afgebeelde beoordelingsformulier is een redelijk eenvoudige manier om dat op basis van criteria te kunnen doen. De weegfactor is niet ingevuld. Dit kan per uitbesteder verschillend zijn. Uiteindelijk leidt het ingevulde formulier tot een gewogen gemiddelde dat een goede indicatie geeft van het niveau van die leverancier.
Uiteindelijk heb je een leverancier gevonden. Die komt er bij de hiervoor vermelde eerste beoordeling ofwel audit goed uit. En waarbij het gevoel ook goed is. Dan volgt de volgende stap, nl. het plaatsen van een opdracht. Spreek met de leverancier af dat dit een proeforder is. Het vervolg hangt af van de resultaten van deze order. Spreek goed af op welke criteria er beoordeeld wordt. Dat is net zo fair. Deze criteria kunnen zijn: communicatie, tijdig leveren, kwaliteit, snelheid, documentatie en identificatie.
Als de proeforder geslaagd is, dan kunnen vervolgorders geplaatst worden. Al dan niet op basis van een raamcontract. Ook nu is het zaak om de prestaties van de leverancier periodiek te beoordelen. Bijgaand tref je een tweede document aan dat hiervoor bruikbaar is. Uiteindelijk is het mogelijk om op basis van de resultaten tot verbeterafspraken te komen. Waardoor de toelevering verder geoptimaliseerd wordt . Uiteindelijk moet dit leiden tot een rotsvast vertrouwen in de leverancier.
